第十二讲 Excel2003（四） 打印本页  
 
　　主要内容：
　　数据清单
　　排序
　　筛选
　　分类汇总
　　数据透视表

　　一、数据清单
　　１.什么是数据清单
　　每个数据清单相当于一个二维表，它由若干行和列组成。其中第一行文字作为表头标志，用以表明数据的类型，在标志下是连续的数据区。 　　数据清单下的每一列作为一个字段，存放相同含义、相同类型的数据。
　　数据清单中的每一行作为一个记录，存放相关的一组数据。
　　制作数据清单时注意：
　　（1）在同一数据清单中应避免出现空行和空列。
　　（2）数据清单应和工作表中的其它内容保持至少一行和一列的间隔。
　　操作前提：将光标放在数据清单的任何单元格。
　　２.使用记录单管理数据清单
　　选择“数据”菜单下的“记录单”，打开“记录单”对话框：
　　浏览：单击“上一条”和“下一条”按钮或者使用滚动条。
　　插入：单击“新建”按钮，然后输入新记录。
　　删除：浏览到需要删除的记录，按“删除”按钮。
　　修改：浏览到需要修改的记录，在记录单中对数据进行修改。
　　查询：单击“条件”按钮，在相应的字段名后输入查询的条件，然后用“上一条”和“下一条”按钮在满足条件的记录中浏览。

　　二、排　序
　　排序前首先应明确：排序的关键字即排序的依据。
　　１.简单排序
　　例如在“人事表”中需要按“工资”从高到低排序：
　　①将活动单元格置于“工资”字段所在列的任意行。
　　②选择常用工具栏上的“降序排序”按钮。
　　２.复杂排序
　　如果需要按多个字段进行排序，例如在人事表中要求按性别排序，性别相同时按工资从高到低排序。
　　具体操作如下：
　　①将活动单元格置于数据清单的任何单元格内，选择“数据”菜单下的“排序”命令，打开“排序”对话框。
　　②将“性别”字段指定为主要关键字，将“工资”指定为次要关键字且降序。除此之外，还应注意使“有标题行”选择框处于被选中状态。
　　3.字符型字段的排序
　　按自己指定的顺序排序：
　　（1）添加自定义序列，如：“高工”、“工程师”、“助工”。
　　（2）进入排序对话框，选“选项”按钮，打开“排序选项”对话框。在这个对话框中，选择自定义序列。

　　三、自动筛选
　　自动筛选操作简便，适于简单条件下的检索。
　　㈠操作前提：
　　①将光标放在数据清单的任意单元格内。
　　②选“数据”菜单中的“筛选”子菜单下的“自动筛选”命令。
　　结果：每个字段名右侧出现下拉箭头。
　　㈡进行筛选：
　　（1）就简单条件筛选
　　如：所有“北京”籍的职工。
　　单击“籍贯”右侧的下拉箭头，在列表中选“北京”。
　　（2）选出前（后）几名
　　如：年龄最小的职工。
　　单击“出生日期”右侧的下拉箭头，在列表中选“前10个…”。
　　（3）就某个范围筛选
　　如：工资在1000（含）-3000元之间的职工。
　　单击“工资”右侧的下拉箭头，在列表中选“自定义…”。
　　㈢结束操作：
　　选“数据”菜单中的“筛选”子菜单下的“自动筛选”命令。

　　四、高级筛选
　　适于复杂条件下的检索。
　　步骤分两步：
　　（1）先在工作表的空白处制作条件区域
　　①复制字段名。
　　②填写条件。
　　原则：同行相与，异行相或。
　　（2）设置高级筛选
　　单击数据清单的任意单元格，选“数据”菜单中的“筛选”，进一步选“高级筛选”，打开“高级筛选”对话框。
　　设定三个方面的内容：
　　数据区域
　　条件区域
　　查询结果显示的方式

　　五、分类汇总
　　分类汇总，就是先分类（排序）再汇总。
　　1.创建分类汇总
　　例如：在人事表中统计各种职称下职工的平均工资。
　　①.分类
　　按“职称”进行简单排序。
　　②汇总
　　单击数据清单中的任何单元格，选择“数据”菜单下的“分类汇总”命令打开“分类汇总”对话框，进行如下设置：
　　分类字段：“职称”。
　　设置汇总方式：“求平均值”。
　　汇总项：“工资”。
　　2.观察分类汇总的结果
　　使用工作表左面的三个按钮和概要线，选择按不同的级别显示汇总的结果和明细数据。
　　3.删除分类汇总
　　在“分类汇总”对话框中选择“全部删除”按钮。

　　六、数据透视表
　　数据透视表是Excel提供的一个数据分析工具，利用它可以完成对大量数据的快速查询和统计，使用户从不同角度、不同级别观察数据，并且操作起来直观方便。
　　1. 创建数据透视表
　　步骤：
　　（1）将活动单元格置于数据清单中的任何单元格内，选择“数据”菜单下的“数据透视表和数据透视图”命令，进入数据透视表向导。
　　在这里每一步选默认值即可。
　　（2）编辑数据透视表
　　将字段名拖到相应的字段位置处。
　　归纳数据透视表的创建过程：
　　（1）首先应该在脑中构思将来数据透视表的组成，即数据透视表的各个字段部分应为数据清单的哪些列。
　　（2）着手制作数据透视表。
　　2.编辑数据透视表
　　前提：单击数据透视表，进入数据透视表编辑状态。
　　（1）添加和删除字段
　　将要添加的字段拖到透视表上，将需要删除的字段拖出透视表。
　　（2）设置数据分组
　　如果需要按月进行统计各种药品的销售情况，可以设置数据分组：
　　用鼠标指向“日期”字段然后按右键，在快捷菜单中选择“组及显示明细数据”，在子菜单中选“组合”，进入“分组”对话框，在这个对话框中将依据设置成“月”。
　　如果要取消组合，只要重复上面的过程，在“组及显示明细数据”的子菜单中选“取消组合”。
　　（3）改变汇总方式
　　如果需要按月统计各种药品的平均销售额，可以修改汇总方式。
　　①用鼠标指向数据透视表中的“求和项：金额”按右键，在快捷菜单中选“字段设置”命令。
　　②在“数据透视表字段”对话框中设置“汇总方式”为“平均值”。
　　3.更新数据透视表
　　应注意，数据透视表中的数据是只读的，不会随数据清单中数据的改变而自动改变。
　　更新的方法：
　　将活动单元格置于数据透视表中，单击“数据透视表”工具栏上的“更新”按钮或选择“数据”菜单中的“更新数据”命令。
　　本讲作业：
　　上机：
　　P163 上机实践
　　书面：
　　P163 习题四
　　本章大作业：
　　P164 习题四
　　按照要求制作一个学生成绩表：
　　1.能够输入10个学生4门功课的成绩，不及格的成绩自动显示为红色；
　　（提示：使用条件格式）
　　2.能够自动计算出每个人的总成绩和平均成绩；
　　（提示：使用SUM函数和AVERAGE函数）
　　3.能够根据每个人的平均成绩判定所属的等级；
　　（提示：使用VLOOKUP函数）
　　90-100 优 80-90 良 70-80 中 60-70 及格<60 不及格
　　4.能够根据成绩等级自动统计出在各个分数段的人数和百分比；
　　（提示：使用COUNTIF函数和COUNTA函数）
　　5.能够根据成绩等级统计结果自动绘制出成绩分布饼图。
　　（提示：根据4中作出的统计表作饼图）