第 九 讲 Excel2003（一） 打印本页  
 
　　主要内容：
　　Excel界面和基本概念
　　表格的输入和编辑
　　表格的格式化

　　一、初识Excel
　　1. 启动和退出
　　启动Excel有下面几种方式：
　　用鼠标单击桌面上的“开始”按钮。
　　在桌面上建立一个Excel快捷方式，启动时直接用鼠标双击桌面上的Excel 快捷方式图标。
　　也可以在“我的电脑”或“资源管理器”中双击一个Excel文件，这时系统将首先启动Excel ，然后自动打开这个电子表格文件。
　　Excel的退出方式与Windows中其它应用程序的退出基本相同。
　　2.Excel2003工作界面
　　其中标题栏、菜单栏、工具栏、滚动条、状态栏与Wor d窗口的组成部分基本相同。
　　不同的有：
　　①数据编辑区：这里是输入、显示数据及公式的地方，这是一张巨大的表格，由很多的单元格组成，鼠标单击后光标所在的单元格为活动单元格。
　　②编辑栏：通常编辑栏中会显示活动单元格中的内容，可以在编辑栏对活动单元格中的数据和公式进行编辑和修改。在编辑过程中可以使用编辑栏上的“输入”按钮确认并结束修改，也可以单击编辑栏上的“取消”按钮取消这次修改。
　　③名称框：显示活动单元格的名称。
　　名称框的另一个用途是用来进行快速定位。
　　④工作表标签：位于水平滚动条的左侧，显示的是Excel当前工作簿中各个工作表的名称。
　　3.单元格、工作表和工作簿
　　（1）工作簿
　　工作簿是Excel的默认文档，是用来保存并处理数据的文件，它的扩展名为.xls。
　　工作簿中可以包含若干张工作表，通常一个Excel新建工作簿中会有三张空白工作表。
　　重新设置每个新工作簿中的空白工作表的数目。方法是使用“工具”菜单下的“选项”命令，在打开的“选项”对话框中选择“常规”卡片，修改“新工作簿内的工作表数”。
　　（2）工作表：工作簿中的每一张表称为工作表（Sheet），每张工作表的名称会显示在工作表标签上。
　　每张工作表是一个由6 5 5 3 6行和2 5 6列所构成的一个巨大表格，行的编号在屏幕中自上而下从“ 1”到“ 6 5 5 3 6”，列号则由左到右采用字母“A”、“B”、...、“Z”、“A A”、“A B”、...、“A Z”、. ..、“I A”、“I B”、..、“I V”作为编号。
　　（3）单元格
　　工作表的行和列相交处为一个单元格，是E x c e l用于保存数据的最小单位。
　　单元格的命名采用列号+行号的方法，例如处在第C列第25行的单元格为C25。
　　（4）单元格区域
　　单元格区域是由若干单元格组成的一个矩形区域。
　　表示一个区域可以有二种方法：
　　对角表示法，例如B5：D10或D10：B5。
　　命名法：先选中这个区域，然后在名称框中给这个区域输入一个名称，之后按回车确定。以后在引用这个区域的时候直接使用这个名称就可以了。
　　4.单元格和单元格区域的选定
　　操作原则：先指定操作的对象，再进行相应的操作。
　　选定单元格的方法如下：
　　常规操作：用鼠标单击需要选定的单元格，则被选定的单元格成为活动单元格。
　　使用菜单：单击“编辑”菜单下的“定位”命令打开“定位”对话框，然后在“引用位置”栏中输入需要选定的单元格名称。
　　使用名称框：在名称框的下拉列表中选择单元格名称。
　　选定单元格区域的方法如下：
　　常规操作：选定一个单元格区域的最常规方法是按住鼠标的左键在工作表上拖出所选的区域。
　　重复选择：按住Ctrl键拖动鼠标选择。
　　选定行、列：用鼠标单击工作表上（左）方的列（行）号可以一次选定一列（行）。
　　使用名称框：在名称框的下拉列表中选择单元格区域名称。
　　选定整个工作表：单击工作表左上角的全选按钮。

　　二、输入数据
　　1.数据类型
　　三种数据类型：
　　（1）字符型数据
　　可以是数字、空格和非数字字符的组合，例如“abc”、“北京”。
　　（2）数值型数据
　　只能用下列字符： 0、1、2、..、9共十个数字及＋— * / . $￥ % E e ( )等组成，例如：“123.456”、“￥120，000”、“1.56E6”均为合法的数值。日期和时间在Excel 中被作为数值来处理，日期可用斜杠或减号分隔年、月、日，如“2003 / 0 1 / 2 7”。
　　（3）逻辑型数据
　　它只有两个值：“TRUE”和“FALSE”，可以用来代表实际生活中的“真”和“假”。
　　注意：
　　①输入时Excel根据输入的第一个字符判断输入的这个数据是数值还是字符。数值型数据自动右对齐，字符型数据自动左对齐。
　　②特殊情况下，如果要输入以数字开始的字符如“001”，可以在输入的第一个字符“0”之前加“‘”。
　　2.几种提高输入效率的方法
　　（1）自动填充
　　工具：填充柄，见活动单元格右下角的矩形块。
　　数值型等差数列的填充：
　　在指定的单元格中输入所要输入序列的前两个数据，选中后拖动填充柄进行自动填充。
　　字符型自定义序列的填充：
　　先输入序列的第一个数据，如“一月”，选中后拖动填充柄进行自动填充。
　　定义自己的自定义序列：
　　单击“工具”菜单下的“选项”，选择“自定义序列”卡片。在“输入序列”列表框中输入这个自定义序列，然后选择“添加”。
　　（2）使用选择列表
　　按鼠标的右键调出快捷菜单，在快捷菜单中选择“从下拉列表中选择”，在出现的列表中单击要输入的内容完成输入。
　　注意：选择列表只适用于彼此相邻的单元格内容的输入。
　　（3）数据有效性
　　可以设置字符数据的输入范围来提高输入效率。
　　例如：给“性别”设置输入有效性规则。
　　①在表的空白区域输入“男”和“女”。
　　②需要输入性别的区域，单击“数据”菜单中的“数据有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，在“允许”栏中选择“序列”，在“来源”中填入事先填好数据的区域，并选中“提供下拉箭头”复选框。
　　输入时使用单元格右侧的下拉箭头进行输入。
　　3.保存工作簿
　　单击“文件”菜单下的“保存”命令，如果是第一次保存，将打开“另存为”对话框。
　　注意：这时保存的是整个工作簿，即这个工作簿中的所有工作表。

　　三、编辑数据
　　编辑数据指对单元格中的数据进行修改，还包括数据的移动和复制。
　　1.编辑单元格中的数据
　　如果要修改某个单元格中的数据，可以采用下面的方法：
　　双击要修改的单元格或按F2键，进入数据编辑状态后直接在单元格内进行修改，编辑完成后按回车键或TAB键结束编辑。
　　用鼠标单击要修改的单元格使其成为活动单元格，然后在编辑栏中对活动单元格中的数据进行修改，完成后按回车键结束操作。
　　2.数据的移动和复制
　　如果要将某个单元格或区域中的内容复制或移动到其它地方，可以使用下面的方法：
　　首先选定要移动的内容，然后用鼠标指向这个单元格或区域的边缘，当鼠标的指针变为箭头时将单元格或区域拖到指定的地方。
　　如果在拖动的同时按住Ctrl键，则进行单元格或区域内容的复制。
　　3.填充柄在数据编辑中的作用
　　（1）用填充柄复制数据：
　　先选定要复制的区域，然后用鼠标拖动填充柄，可以将选定的内容复制到其相邻区域。
　　（2）用填充柄清除数据：
　　选定单元格或区域后，向左上方拖动鼠标使要清除的部分变为灰色。
　　注意：清除和删除是两种不同的操作。清除指清除这个单元格或区域中的内容，删除则指将单元格或区域连同其中的内容一起删除。

　　四、编辑表格
　　表格的编辑指对表格中行、列和单元格的插入和删除。
　　1.插入和删除单元格
　　插入：单击要插入单元格的地方，按鼠标的右键调出快捷菜单，在快捷菜单中选择“插入”…
　　删除：同插入，只须在快捷菜单中选择“删除”。
　　2.插入和删除行、列
　　单击要插入新行处的行号，选定整行，按鼠标的右键调出快捷菜单，在快捷菜单中选择“插入”，这时将在选定的位置插入一个新行，原来的一行自动下移。
　　如果要插入多行，可以在开始时向下拖动行号选定多行，这样将一次插入多行。
　　如果要删除一行或多行，方法同上，只是需要选择快捷菜单中的“删除”命令，这时原来被删除行下面的行自动上移。
　　列的操作与行相似。

　　五、设置单元格格式
　　一般步骤：
　　①选定要设置格式的单元格或单元格区域；
　　②单击“格式”菜单，选择“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框。
　　1.设置数字格式
　　“数字”卡片主要完成对数值型数据的显示格式的设置。
　　设定的方法是首先在左边的“分类”列表中选择一种格式，然后在右边的选项中进行设置。
　　注意：
　　①如果格式化后出现“#######”，说明列宽不够，这时只要增加列宽即可。
　　②日期在机器中被保存成距离1900年1月1日的序号，如“5”解释为日期就是“1900年1月5日”
　　2.设置对齐方式
　　在“对齐”卡片中，可以设置单元格中数据的对齐方式，包括水平对齐和垂直对齐。
　　用Excel中的“跨列居中”方式格式化表格的标题“人事表”三个字：
　　首先选定表格的第一行即表格的标题区域A1：H1，然后调出“单元格格式”对话框，选“对齐”选项卡，在“水平”项中选“跨列居中”。
　　3.设置表格的边框
　　利用“边框”卡片可以为表格绘制边框。
　　步骤：
　　①首先选定整个“人事表”，打开“单元格格式”对话框，选择“边框”卡片。
　　②先在卡片的右侧选线形，然后再单击左边的按钮绘制边框。
　　设置显示/隐藏网格线：
　　见“工具”菜单中的“选项”对话框中的“视图”选项卡。
　　注意：除使用菜单外，也可以使用“格式”工具栏上的工具按钮设置单元格格式。

　　六、调整行高和列宽
　　1.调整行高
　　步骤：
　　①首先选定需要调整行高的行，然后选择“格式”菜单中的“行”命令，在它的下一级子菜单中选择“行高”。
　　②接下来在输入框中输入行高的值，即可完成被选定行行高的设置。
　　2.调整列宽
　　与调整行高的过程类似。
　　3.用鼠标在工作表上调整行高/列宽
　　方法：用鼠标直接指向要调整列的列号右侧的分割线，当鼠标的指针变为双向箭头时拖动鼠标，直到得到一个满意的列宽。
　　这种方法同样适用于调整行高。

　　七、使用自动套用格式
　　为节省时间可以使用自动套用格式。
　　步骤：
　　①选定要使用自动套用格式的表格区域，单击“格式”菜单下的“自动套用格式”。
　　②在“自动套用格式”对话框中选择一种现成的格式。
　　注意：在使用自动套用格式时，单击这个列表框中的“选项”按钮，可以设置保留原来的某些格式。

　　八、条件格式
　　设置工资在3000元以上（含）时为红色数字，灰色背景：
　　步骤：
　　①选定需要设置条件格式的工资列，单击“格式”菜单中的“条件格式”，打开“条件格式”对话框。
　　②设置条件，然后单击这个对话框中的“格式”按钮，将字体设置成“红色”，背景设置成“灰色”。

　　九、隐藏行或列
　　有时不希望某些行或列显示在屏幕上，这时可以将这些行或列隐藏。
　　隐藏列的方法：先选定要隐藏的列，单击“格式”菜单下的“列”命令，在子菜单中选“隐藏”。
　　取消隐藏列：同时选定被隐藏的列两边的列，例如这里应该选定C列和F列，然后单击“格式”菜单下“列”命令，选“取消隐藏”。
　　隐藏行和取消行隐藏的过程与列的操作相似。
　　本讲作业：
　　上机：
　　P118 上机实践
　　P126 上机实践